Tugas MPPL - Project Charter Document

Project Charter Document

Project Name              : Sistem Informasi Rest Area Pada Jalan Tol
                                       di Indonesia

Company                     : Smartech Indonesa

Focus Area                  : Website Design

Product/Process          : Website

Project Time               : 1 April 2016 till 28 June 2016

Cost Estimation      : Rp 300.000.000

Prepared By

Document Owner(s)	Project/Organization Role
Rifqi Nur Fadhilah	Project Manager
Luwandino Wismar	Developer
Ir. Hasanudin, M.Eng.Sc	Stakeholder

Project Charter Version Control

Version	Date	Author	Change Description
1.0	26/03/2016	Rifqi Nur Fadhilah	Document created
1.1	27/03/2016	Luwandino Wismar	Document updated

Daftar Isi

1.      PROJECT CHARTER PURPOSE. 3

2.      PROJECT EXECUTIVE SUMMARY. 3

3.      PROJECT OVERVIEW... 3

4.      PROJECT SCOPE. 4

4.1         Goals and Objectives. 4

4.2         Departmental Statements of Work (SOW). 4

4.3         Project Deliverables. 5

4.4         Deliverables Out of Scope. 6

4.5         Project Estimated Costs & Duration. 6

5.      PROJECT CONDITIONS. 7

5.1         Project Assumptions. 7

5.2         Project Issues. 7

5.3         Project Risks. 8

5.4         Project Constraints. 9

6.      Project Structure Approach. 9

7.      Project Team Organization Plans. 9

1.   PROJECT CHARTER PURPOSE

Tujuan dari proyek ini adalah pembuatan sistem informasi rest area jalan tol di Indonesia untuk membantu pengguna jalan tol mendapatkan informasi tentang keberadaan rest area. Website ini akan berisi informasi fasilitas-fasilitas yang ada pada rest area. Fasilitas - fasilitas dapat berupa SPBU, toilet, masjid atau mushola, tempat makan, dan kios - kios.

2.   PROJECT EXECUTIVE SUMMARY

·         Project goals

·         Objectives

·         Scope

·         Assumptions

·         Risks

·         Costs

·         Timeline

·         Approach

·         Organization

3.    PROJECT OVERVIEW

Tempat istirahat atau dikenal secara lebih luas sebagai rest area adalah tempat beristirahat sejenak untuk melepaskan kelelahan dan kejenuhan selama dalam perjalanan jarak jauh. PT Jasa Marga (Persero) Tbk sebagai pengelola jalan raya atau biasa dikenal dengan jalan tol, menyediakan banyak rest area  yang disediakan untuk pengguna jalan tol. Kurang lebih setiap dua puluh kilometer tersedia rest area pada ruas-ruas jalan tol yang keluar kota.

Saat ini terdapat kurang lebih 22 rest area yang tersedia untuk pengguna jalan tol. Di setiap rest area tersedia fasilitas-fasilitas seperti SPBU, toilet, masjid atau mushola, tempat makan, dan kios-kios. Tersedia kurang lebih dua puluh tempat makan dan kios-kios yang terdapat di setiap rest area. Pada setiap rest area tersedia tempat makan dan kios-kios yang berbeda dengan rest area lainnya. Namun, ada beberapa yang sama.

Pengguna jalan tol tidak mengetahui fasilitas-fasilitas apa saja yang tersedia pada suatu rest area, khususnya tempat makan dan kios-kios. Para pengguna jalan tol harus mengunjungi rest area tersebut untuk mengetahuinya. Maka dari itu, diperlukan suatu sistem informasi yang berisikan informasi-informasi dari fasilitas-fasilitas yang terdapat pada suatu rest area. Pada sistem informasi tersebut, dapat berisikan daftar tempat makan dan kios-kios yang tersedia dan produk-produknya yang dijual. Dengan adanya sistem informasi tersebut, para pengguna jalan tol dapat memilih rest area yang diinginkan.  

4.   PROJECT SCOPE

4.1  Goals and Objectives

Goals	Objectives
Proyek akan membuat sistem informasi rest area pada jalan tol di Indonesia	1.    Melakukan interview kepada stakeholder 2.    Melakukan interview kepada pengelola rest area 3.    Melakukan interview kepada pemilik fasilitas yang ada di rest area 4.    Melakukan perpindahan data-data yang terkait ke aplikasi sistem informasi rest area pada jalan tol di Indonesia
Proyek akan memberikan fitur yang mudah digunakan dan tampilan yang menarik untuk para pengguna	1.    Melakukan usability testing pada saat pembuatan aplikasi

4.2  Departmental Statements of Work (SOW)

Departemental SOW	Owner/Prime	Due Date/Sequence
Interview kebutuhan stakeholder	Project Manager, Stakeholder	Melakukakan wawancara untuk mendapatkan kebutuhan utama
Fitur-fitur mengenai profilling yang akan dibuat	Web Developer, Stakeholder	Tim web developer dan stakeholder mendiskusikan dan membuat requirement fitur-fitur apa yang diperlukan
Melakukan desain interface sesuai dengan kebutuhan	Web Designer, Stakerholder	Web Designer dan Stakeholder bersama-sama mendisikusikan desain yang sesuai dengan kebutuhan stakeholder namun tidak dapat keluar dari ruang lingkup yang terlah di sepakati.
Deskripsi hasil kerja (spesifikasi kebutuhan, source code, test plan)	Stakeholder, Tim proyek	Pada tim proyek harus dapat mendiskripsikan dan mendiskusikan kepada stakeholders mengenai asumsi projek yang dibuat
Estimasi usaha setiap work product tersebut	Project Manager	Project manager memilih seorang moderator dan tim estimasi yang terdiri atas 3 hingga 7 orang. Jika tim yang telah dipilih merasa bahwa dokumen vision dan scope kurang memberikan informasi, maka project manager harus memperbaiki dokumen tersebut
Testing aplikasi	Tester	Melakukan uji coba terhadap aplikasi yang terlah dibuat
Implementasi aplikasi web	Tim Proyek	Tim melakukan implementasi aplikasi web

4.3  Project Deliverables

Milestone	Deliverable
1.    Melakukan wawancara atau interview kepada stakeholder utama untuk mendapatkan kebutuhan proyek yang sesuai	·         Mendapatkan data dan infromasi mengenai proyek ·         Mendapatkan kebutuhan utama stakeholder ·         Data rest area ·         Menentukan batasan proyek ·         Menentukan estimasi kebutuhan dana awal ·         Dokumentasi pertemuan ·         Dokumen kebutuhan proyek
2.    Melakukan wawancara terhadap stakeholder lainnya (pengelola rest area dan pemilik fasilitas)	·         Mendapatkan kebutuhan utama dan pendukung untuk proyek ·         Dokumen kebutuhan proyek ·         Dokumentasi pertemuan ·         Dokumentasi pengembangan aplikasi
3.    Pembuatan Sistem (prototyping)	·         Mendapatkan hasil website sementara (prototype) ·         Layanan website sudah bekerja 60 persen ·         Dokumen pengembangan aplikasi (progress)
4.    Desain Interface	·         Hasil desain website telah selesai dan tetap merujuk pada dokumen kebutuhan ·         Dokumen pengembangan aplikasi (final)
5.    Presentasi Prototype kepada stakeholder	·         Mendapatkan feedback dari stakeholder ·         Informasi tentang kebutuhan minor ·         Dokumen kebutuhan proyek
6.    Presentasi produk akhir	·         Layanan berjalan sesuai dengan kebutuhan stakeholder ·         Sistem dapat berjalan dengan baik ·         Produk telah diimplementasikan

4.4  Deliverables Out of Scope

Tidak termasuk dalam proyek ini adalah pengimplementasian proses bisnis yang terjadi. Selain itu pengolahan data diluar dari ruang lingkup pengerjaan proyek juga tidak termasuk dalam kebutuhan proyek dan tidak digunakan dalam proses pengerjaan proyek

4.5  Project Estimated Costs & Duration

Project Milestone	Date Estimate	Deliverable(s) Included	Confidence Level
Melakukan interview pada stakeholder	1/04/2016	·         Informasi mengenai domain proyek ·         Informasi stakeholder yang terlibat ·         Dokumen Kebutuhan	High
Analisa hasil interview	17/04/2016	·         Mendapatkan kebutuhan utama ·         Dokumen kebutuhan (final)	High
Desain Sistem dan interface	1/05/2016	·        Prototype	High
Presentasi ke Stakeholder	16/05/2016	·         Feedback mengenai prototype	Medium
Hosting dan Domain aplikasi	17/05/2016	·         Melukakan pembelian hosting dan domain untuk implementasi aplikasi web	Medium
Testing aplikasi	25/05/2016	·         Memperoleh dokumentasi testing aplikasi	Medium

5.   PROJECT CONDITIONS

5.1  Project Assumptions

·         Proyek ini diasumsikan sebagai sebuah proyek yang bertujuan untuk membuat sistem informasi rest area pada jalan tol di Indonesia.

·         Proyek ini diasumsikan dapat membantu para penjual untuk memasarkan produk-produknya.

·         Proyek ini diasumsikan suatu website yang akan selalu diperbaharui informasinya agar mendapatkan data yang faktual dan terbaru.

5.2  Project Issues

Priority criteria

1-Prioritas tinggi (high) ; membutuhkan fokus yang tinggi dan harus segera diselesaikan

2-prioritas menengah (medium); membutuhkan sebuah feedback dari stakeholder sebelum milestones tersebut dapat diselesaikan

3-prioritas rendah(low); diselesaikan setelah milestones berprioritas lebih tinggi sudahterselesaikan

4-milestone yang sudah diselesaikan(closed)

#	Issues	Priority	Owner	Description	Status & Resolution
1	Anggota tim mendapatkan musibah	Low	Project Manager	Kemungkinan terjadi hal yang tidak diharapkan yang menimpa anggota tim	Mempunyai anggota cadangan yang siap dipekerjakan sesuai dengan keahlian yang dibutuhkan
2	Listrik mati pada saat pengembangan aplikasi web	High	Web Developer,Web Designer	Kemungkinan terjadi mati listrik pada saat pengembangan proyek.	Menyiapkan aliran listrik cadangan menggunakan genset, atau UPS untuk keadaan mendesak
3	Data Hilang	High	Tim Proyek	Dimungkinkan sekali data dapat hilang begitu saja karena ancaman virus dan bencana yang tidak terduga	Melakukan backup secara berkala pada media penyimpanan yang terpisah dengan komputer untuk mengembangan. Menggunakan tools pendukung keamaan komputer pengembangan seperti antivirus

5.3  Project Risks

#	Risk Area	Likelihood	Risk Owner	Project Impact-Mitigation Plan
1	Waktu untuk melakukan pertemuan sangat sulit	High	Project Manager	Meeting dilakukan dengan mencari hari yang longgar dan sebisa mingkin diadakan pertemuan sesering mungkin walaupun sebentar.
2	Informasi dari Stakeholder utama kurang	Medium	Project Manager	Mencari Stakeholder yang lainnya
3	Ruang lingkup Proyek Melebar Terlalu luas	High	Project Manager	Melakukan inisiasi diawal mengenai batasan-batasan yang terdapat dalam aplikasi yang akan dibuat
4	Waktu Pengerjaan Proyek terlambat dari target	High	Stakeholder	Membuat Schedule task pada setiap kegiatan yang berkaitan dengan proyek yang disesuaikan dengan kesepakatan pengerjaan proyek dan jumlah anggota tim
5	Kurangnya personil tim	Medium	Project Manager	Mencari atau merekrut anggota baru yang sesuai dengan bidang keahlian yang dibutuhkan.
6	Biaya yang membengkak dari estimasi	Medium	Stakeholder	Melakukan meeting untuk mengatasi pembengkakan biaya
7	Adanya permasalahan pada internal stakeholder	Low	Stakeholder	Melakukan meeting untuk mengetahui kelanjutan dari proyek

5.4  Project Constraints

Batasan dari proyek yang dikerjakan adalah sebagai berikut :

·         Proyek yang dibuat adalah sistem informasi berbasis web.

·         Fitur yang akan diterapkan pada proyek sesuai dengan permintaan stakeholder dan telah di sepakati sebelumnya.

·         Proyek berjalan sesuai dengan anggaran yang telah disediakan dan sesuai dengan dokumen kebutuhan yang telah di sepakati. Bila ada kebutuhan yang ingin diimplementasikan namun belum tercantum dalam dokumen kebutuhan, maka akan ditunda dan dilanjutkan pada proyek selanjutnya.

·         Tingkat sekuritas aplikasi web sesuai dengan permintaan stakeholder.

6.   Project Structure Approach

Pendekatan yang dilakukan dalam pembuatan proyek ini adalah dengan melakukan interview seintensif mungkin. Interview dengan pihak stakeholder merupakan metode yang mudah dilakukan, karena dengan interview sudah cukup mendapatkan informasi yang dibutuhkan dan dapat menggali informasi sedalam-dalamnya untuk memenuhi kebutuhan aplikasi.

7.   Project Team Organization Plans

Project Team Role	Project Team Member(s)	Responsibilities
Project Manager	Rifqi Nur Fadhilah	·         Melakukan interview terhadap stakeholder proyek ·         Melakukan pembagian tugas ·         Control Project Team ·         Bertanggung jawab atas berjalannya proyek ·         Finnancial
Web Developer	Luwandino Wismar	·         Melakukan pengembangan website
Web Designer	Luwandino Wismar	·         Desain interface website
Website Analyst	Luwandino Wismar	·         Melakukan analisa terhadap rancangan website
Dokumentator	Rifqi Nur Fadhilah	·         Dokumentasi pengerjaan proyek ·         Dokumentasi pengembangan website
Tester	Rifqi Nur Fadhilah	·         Melakukan pengujian terhadap fitur-fitur website ·         Memberikan feedback

8.   APPROVALS

Prepared by Rifqi Nur Fadhilah

Approved by